Gestiona tu tiempo ! ! !


En las últimas semanas he intentado organizarme algo más. Prevenirme del tiempo que siempre me acababa cogiendo por la camisa y tiraba de mí hacia atrás, para no poder seguir con facilidad. Así que intentaba ir más rápido, hacer más fuerza hacia adelante, pero claro, el tiempo siempre te acaba pillando ¿no crees?

Pues si. Es evidente. Lo que tenemos que intentar, por lo menos yo es lo que intento, es que mientras el tiempo nos alcanza, nos permita hacer más cosas, que seamos más productivos y podamos dedicar el tiempo a aquellas personas o hobbys que nos gustan. Si lo hacemos bien tendremos tiempo para descansar mucho mejor todas las noches. Para abrazarnos a quien más queremos durante más tiempo del que imaginamos, y que en el trabajo, podamos tomarnos un café sin mirar el móvil y sin mirar el reloj (también del móvil). Porque también hay tiempo para eso en el trabajo si somos menos perezosos y no desperdiciamos nuestras energías en hacer cosas que casi nunca nos damos cuenta que estamos haciendo.

Cómo usar el tiempo

Os voy a exponer algunas indicaciones que son muy útiles para poner en marcha esas rutinas que nos facilitarán el día a día.

1. Prioriza las cosas urgentes de las importantes. No siempre lo urgente es importante, y al revés. Dedica un instante a pensar si tienes que hacer eso que te están pidiendo realmente “ahora” y si no es así, continúa con tu tarea de verdad importante. Si no desvías la atención del trabajo que tienes entre manos, será más fácil que lo termines antes y así podrás pasar a otra tarea.

2. Aprende a decir “NO”. Es difícil, muy difícil, lo sé. Cuesta mucho decirle a alguien que te está pidiendo ayuda para realizar algún trabajo, o para que le indiques cómo se realiza aquella copia de seguridad que necesita hacer. Quizás en ese momento estés revisando la última hoja de cálculo que tu jefe te ha pasado para que le des tu opinión sobre el nuevo proveedor, y por ello tengas que posponer esa solicitud que te solicita tu compañero de oficina. Verás que después de un momento de angustia por pensar que le has perdido como amigo para siempre, te pedirá que le eches una mano cuando tengas tiempo libre.

3. Utiliza herramientas informáticas o una agenda/TODO. Hay multitud de herramientas, como Netvibes, Google calendar, Pocket o Evernote que te permiten tener a mano aquellas ideas que has anotado, o lo que tienes pendiente de hacer. Si ocupas menos tiempo en pensar qué es lo que tenías que hacer, o buscando aquella nota en nosequépapel o servilleta, seguro que puedes ser mucho más eficiente. Porque habrás anotado lo que necesitas, y sabrás encontrarlo a tiempo. Además podrás utilizarlo tanto en tu PC como en tu smartphone o tablet.

4. Apaga tus distracciones. En un mundo tan interconectado, lo más fácil es perderse entre vínculos, hipervínculos y pop-ups de recordatorio de eventos (que no tienen ninguna utilidad la mayoría de las veces). Así que toma tu tiempo para cada cosa, organiza tu jornada en periodos de tiempo que puedas controlar, y que no te controlen a ti. Dedica las franjas horarias lo mejor posible, atendiendo a tus periodos de más alta motivación (no todos tenemos las mismas energías a primera hora, como a apartir de las 11…), a los horarios de tus compañeros, colaboradores o jefes y también dedica, cómo no, tiempo para “estirar las piernas” y descansar tu cerebro. Con esto, serás más consciente de qué tienes que hacer, y también podrás tener momentos de relax.

5. Intenta que las reuniones de trabajo sean a primera hora. Así podrás estar más fresco, libre de la carga que se va acumulando a lo largo del día, entre llamadas, visitas, gestiones, y el trabajo que quizás se vaya acumulando. Si puedes llegar 10 minutos antes, también podrás estar más despreocupado del reloj, y en esos 10 minutos hayas podido adelantar emails, o alguna lectura que necesites hacer para preparar tu jornada.

Estos 5 puntos son, para mí, los “must” para un buen uso del tiempo del que disponemos. Hay que tener en cuenta que siempre puede aparecer una visita inesperada, o un ‘cuelgue’ de nuestro ordenador, que nos trastoque la planificación, pero es mejor que nosotros estemos preparados.

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